Svar på telefonen, på teamets språk.
Et nyttig svar ute i felt trenger tre ting: gjeldende krav, en tydelig forklaring og kilden bak. Det er grunnlaget for dokumentassistentene jeg bygger.
De samme spørsmålene kommer igjen
Hvordan skal dette monteres? Hvilke bilder trengs? Teamene spør, leter i gamle samtaler eller ringer koordinatoren.
Når det tar lengre tid å finne teksten enn å ringe, må koordinatoren svare på de samme spørsmålene igjen og igjen.
Språk kan skjule en avgjørende detalj. Jeg opplevde at et team måtte tilbake for å montere en ekstra avstivning fordi de hadde oversett kravet i en norsk merknad.
På telefonen, der arbeidet skjer
Still et spørsmål med egne ord og få et svar som er lett å lese ute på anlegget.
Jeg kan plassere assistenten sammen med anleggets sjekkliste, tilgjengelig via den samme lenken teamet bruker til bilder.
En oversikt over gjentatte spørsmål hjelper kontoret med å finne uklare instrukser og behov for opplæring.
Bruk revisjonen som gjelder
Veiledninger endres. Riktig svar avhenger av hvilken versjon som gjelder for anlegget.
Assistenten trenger et avtalt sett med godkjente kilder og en måte å finne ut hvilken revisjon som gjelder. Utkast og eldre veiledninger må kunne skilles fra gjeldende dokumenter.
Hvert svar oppgir hvilken revisjon som er brukt, slik at teamet kan kontrollere at den gjelder.
Hvert svar viser kilden
Svaret viser dokumentet, revisjonen, avsnittet og teksten det bygger på.
Forklaringen bruker teamets språk, samtidig som originalteksten beholdes for kontroll. Der det er nyttig, viser den også hva som bør undersøkes på anlegget.
Kildehenvisninger gjør svaret nyttig i en gjennomgang eller en samtale med koordinatoren.
To eksempelspørsmål: ett med svar, kildetekst og revisjon, og ett merket «ikke avklart» fordi revisjonene er motstridende
Vis tydelig hva som ikke er avklart
Når kilder mangler eller er motstridende, skal svaret si fra om det.
Hvis spørsmålet ikke dekkes av godkjente kilder eller dokumentene er motstridende, viser assistenten hva som mangler og gir koordinatoren relevante tekstutdrag for avklaring.